ビジネスの世界では、複数の仕事を同時にこなす「マルチタスク」は生産性向上に貢献しているのか？
私たちの脳は同時に二つ以上のことなんてできなくて、結局一つのことに集中した方が結果早く物事を終わらせることができるのだ、と論争が続いていました。
現代科学では脳の構造はほとんど解明されていないので、いろんな科学者がデータを取り、推察で物事を判断していたにすぎません。
今まさに最新の脳科学においてどの様な結果を導き出しているのかを見ていきましょう。
個人でできる生産性向上の取り組み
生産性向上の手段はいろいろありますが、個人でもできることって結構あります。
一人一人が意識して改善していくことで大きな改善が得られることは間違いありません。
そこでどうしてもやりがちなのが「マルチタスク」です。
その「マルチタスク」の本質は思ってるよりずいぶん違ったものとなっています。
同時に2つの作業はできない
ある調査によると、72%の人がマルチタスクをしているといいます。
資料を作り終えていないまま、会議に行ったり、資料作成を中断して、お客さんと電話で話したり、、
こんな風に、マルチタスクが良くないと分かっていても、やめられない人も多いのではないでしょうか。
なんとマルチタスクで、98%の人がパフォーマンスが落ちるそうなのです。
あるタスクから別のタスクに移行する時だって、カンタンに切り替える…というわけにはいかないんです。
脳も、タスクからタスクへと切り替える必要があるとのこと。
やはり、同時に2つの作業はできません。
「ながら作業」でマルチタスクしているつもりでも脳は一つのことしかできません。
記事には「勘違いによるマルチタスクの効果」を掲載しています。
しかし、ミシガン大学のShalena Srna助教授は、｢マルチタスクをしていると思い込む｣ことには知られざる力があると話します。
Srna助教授が行なった実験で、｢1つの作業をしているとい思い込んで作業をしている人と比べて、自分はマルチタスクをしているという認識のもとで2つの作業を同時にしている人は、高いパフォーマンスを発揮する｣という結果が確認されました。
私たちは職場でも家庭でも常にいろんなことを同時にこなしています。
しかし実はその考え自体が間違っており、人間は本当の意味ではマルチタスクすることは不可能なのです。
マルチタスクはある意味幻想とでも言えるでしょう。しかしマルチタスクに対する認識を上手く活用すると思わぬ作用がありました。
私たちの研究では、｢講義を聞きながら同時にノートをとってください｣と伝えた被験者グループと、｢ただ講義のノートをとってください｣とだけ伝えた被験者グループでは、前者のほうが良いノートをとり講義の内容にもより集中していたという結果が出たのです。
結局のところ、マルチタスクをすると
1. 余計な時間がかかる
2. ミスが増える
3. ストレスが増える
という良くないことが発生するんです。
マルチタスクはやめられない
わかっているのに、なぜマルチタスクがやめられないのでしょうか？
もちろんそれには理由があります。
「ツァイガルニク効果」
「ツァイガルニク効果」
これは、達成できなかった事柄や中断している事柄に対して、より強い記憶や印象を持つという心理学的な現象です。
人間の脳は未完成のものに意識がいくようになっています。
例えば連続ドラマなど、気になるところでストーリーが途切れると「早く続きが知りたい」と強く意識してしまいませんか。
仕事もこれと同じで、中途半端でまだ終わっていないものに、強く意識が自然と占領されてしまうのです。
ドーパミンの影響
次に、「ドーパミンの影響」です。
脳はドーパミンを求めるようになっています。
ドーパミンは精神的な満足感を与える物質です。
この物質は、脳が新しい刺激を感じたときに分泌されるので、意識しないと次々と新しいタスクに気が占領されてしまうのです。
つまり、普通に仕事をしていると人は、心理学的にも脳科学的にも、自然とマルチタスクをしてしまうのです。
マルチタスクはIQを低下させる
この記事によると、どうやらマルチタスクが苦手な人こそマルチタスクをやりたがるみたいですね。
マルチタスクを頻繁に行う人の作業能率が低かった理由は、考えを整理し無関係な情報を排除することに苦労したことと、ある作業から別の作業へと移るのが遅かったからです。
要するに普段から脳を回転させていないということでしょう。
勘違いがパフォーマンスを向上させる
思い込みの素晴らしさを書いています。
自分は今マルチタスクをしていると思い込むと良いパフォーマンスが出せる
薬と思い込んで服用すると治ってしまう「プラシーボ効果」と似ていますね。
これこそが「良い勘違い」ですね。
また、仮に何か一つの作業でも、あえて細分化して複数の作業として捉えて作業をすることでパフォーマンスが向上するとのこと。
「バッチング」で生産性アップ
マルチタスク解消には「バッチング」が最適です。
タスクのバッチ処理は、似たようなタスクをまとめて一度に片付ける生産性アップ方法です。
このテクニックでマルチタスクを避けるタスク、集中できる時間を増やすことができます。
タスクのバッチ処理で先延ばしを減らし、生産性を上げ、高品質な成果を生む方法です。
タスクのバッチ処理では、似たようなタスクや同じプロジェクトのタスクを1時間枠にまとめてグループ化することです。
メールが届くたびに返信するのではなく、まとめて一度に返信するようなやり方がタスクのバッチ処理です。
慣れないうちは難しいかもしれませんが、コツをつかむことで最大限に活用することができます。
例えば、全ての作業を次の6つのカテゴリーに大まかに分けてみましょう。
・記事を書くこと
・新たなスキルの習得
・取引先とのコミュニケーションやプレゼン
・メール
・社内コミュニケーション
・統計・分析
そして、カテゴリー分けしたタスクを、なるべくまとめてやるのがバッチングです。
この場合、「メール業務をやる」と決めた時間はメールチェック・返信などの業務を一気に処理し、社内コミュニケーションには手を出さないようにします。
そうすることで、マルチタスクをすることが少なくなり、1つの仕事だけに集中して取り組むことができるようになります。
2つの簡単な方法
彼は2つの簡単な方法をおすすめしています。
1.五感の反応を妨げるものを極力排除
会話を始める前に、目を引くものや、音やにおいのするものを片付けるようにしましょう。
触覚に反応するのを防ぐため、人間工学に基づいたデザインの椅子を導入してください。
味覚については、食べたり、手に取ることに注意が必要な食べ物は避けてなければいけません。
2.精神を整える。
精神が生産性に与える影響は極めて大きく、クリアな頭で物事に取り組無用にしましょう。
未解決のタスクを、頭のなかに残しておくべきではありません。
具体的には、2つのやり方があります。
(1) 会話を始める前に、他の重要なタスクを、メモアプリやカレンダーに入力しておく。
これにより、他のタスクが整理され対処できていると脳が認識するため、会話の最中に他のタスクが気がかりになってしまうリスクを抑えることができます。
(2) 1日の予定に休憩を組み込む。
長時間の休憩を挟み込む必要はありません。
1分間何もしない、ということだけでも構いません。
少しでも休憩の時間をとることで、精神を安定させることができます。
生産性向上に役立つ個人の時間管理術
現代のビジネスマンは、限られた時間の中で効率的にタスクをこなすことが求められています。
しかし、忙しさに追われる毎日では、生産性が下がってしまうことも少なくありません。
本項では、誰でも実践できる「時間管理術」をご紹介します。
特に、タイムブロッキング、モーニングルーティン、休憩時間の活用に焦点を当て、個人の生産性向上に役立つ具体的な方法を解説します。
「タイムブロッキング」で効率的にタスクを整理する方法
タイムブロッキングとは？
タイムブロッキングとは、一日のスケジュールを細かくブロック（区切り）に分け、特定の時間に特定のタスクを割り当てる時間管理術です。
多忙なビジネスマンにとって、日々の業務を効率的にこなすための有効な方法として注目されています。
メリット
集中力の向上
特定の時間に特定のタスクに集中できるため、無駄な切り替え作業が減ります。
優先順位の明確化
タスクを時間で管理することで、重要な業務から取り組む習慣が身につきます。
ストレス軽減
スケジュールが明確であるほど、次に何をすべきか迷う時間が減り、心理的な負担が軽減されます。
実践方法
タスクのリストアップ
前日に翌日のタスクを全て書き出します。重要度や緊急度に応じて優先順位をつけましょう。
時間のブロック化
30分、1時間といった単位でスケジュールを組みます。休憩時間も忘れずに含めてください。
一日の振り返り
タスクが予定通り進んだかをチェックし、必要に応じて次の日の計画を調整します。
「モーニングルーティン」を整えることで得られる生産性の効果
モーニングルーティンの重要性
朝の時間は、1日の中で最も集中力が高いとされる時間帯です。
この貴重な時間を活用し、生産性を高めるためのルーティンを整えることは、ビジネスマンにとって大きなメリットをもたらします。
効果
エネルギーの最適化
朝の習慣を整えることで、心身が整い、エネルギーを効率よく使えるようになります。
ストレスの軽減
決まったルーティンを持つことで、選択疲れや無駄なストレスを軽減できます。
計画的な一日のスタート
朝一番にその日の目標を設定することで、達成感を得やすくなります。
おすすめのモーニングルーティン
早起き
毎日決まった時間に起きることで、体内時計を整えましょう。
簡単な運動
10分程度のストレッチやウォーキングで血流を促進し、脳を活性化させます。
その日の目標設定
ノートやアプリを使い、達成したいタスクを具体的に記録します。
意識的な「休憩時間」の確保がパフォーマンスに与える影響
なぜ休憩が重要なのか？
多くの人が休憩を軽視しがちですが、休憩は生産性向上に不可欠な要素です。
脳が疲労している状態で作業を続けると、効率が下がりミスが増える原因になります。
効果的な休憩の取り方
ポモドーロ・テクニックの活用
25分作業して5分休憩を取る「ポモドーロ・テクニック」は、短時間での集中を促進します。
体を動かす
デスクを離れ、軽いストレッチや散歩を行うことで血流を促進し、集中力が回復します。
リラックス方法を取り入れる
瞑想や深呼吸など、心をリラックスさせる習慣を取り入れることで、休憩の質が向上します。
休憩の頻度とタイミング
長い休憩: 3～4時間ごとに15～30分のまとまった休憩を取ると良いでしょう。
短い休憩: 1時間に5分程度。
個人が簡単に始められる生産性向上の習慣
生産性を高めたいと思いながら、どこから手をつければいいか分からない。
そんな悩みを持つビジネスマンは少なくありません。
実は、日々の生活に少し工夫を加えるだけで、誰でも生産性を向上させることが可能です。
本項では、小さな成功体験を積み重ねる「マイクロタスク」の活用法、デジタルツールによる効率化、そして「ドーパミン」を活用したモチベーションアップの3つの方法をご紹介します。
小さな成功体験を積み重ねる「マイクロタスク」の活用法
「マイクロタスク」とは？
「マイクロタスク」とは、タスクを細分化し、短時間で達成可能な小さな単位に分ける方法です。
この手法は、大きな目標に圧倒されず、一歩ずつ確実に前進するための鍵となります。
なぜ「マイクロタスク」が効果的なのか？
達成感が得られる
小さなタスクを完了することで「成功体験」を積み重ね、自信とモチベーションが向上します。
心理的負担の軽減
大きなタスクに比べて取り組みやすいため、ストレスや抵抗感が軽減されます。
行動が習慣化しやすい
小さな行動を繰り返すことで、自然と習慣化が進みます。
実践のステップ
タスクを細分化する
たとえば、「プレゼン資料を作る」というタスクを「スライドのテンプレートを選ぶ」「図表を追加する」など、さらに小さなタスクに分けます。
短時間で完了するタスクを選ぶ
5～10分で完了できるものを優先的に設定しましょう。
達成を記録する
完了したタスクをリスト化して可視化することで、達成感をさらに高めます。
デジタルツールを活用した効率化のヒント
デジタルツールの活用が生産性に与える効果
現代のビジネス環境では、デジタルツールを使いこなすことが生産性向上の大きな鍵となります。
スケジュール管理からタスク追跡まで、多機能なツールを活用すれば、効率的に時間を使うことができます。
おすすめのデジタルツール
タスク管理アプリ
Todoist: シンプルで直感的な操作が特徴。個人のタスク管理に最適。
Trello: 視覚的にタスクを管理でき、チームでの共有も可能。
スケジュール管理アプリ
Googleカレンダー: イベントの通知や複数デバイスでの同期が便利。
Notion: スケジュールとメモを一元管理できる万能ツール。
集中支援アプリ
Forest: 集中して作業する時間をゲーム感覚で管理。
Focus@Will: 集中を高めるための音楽が選べるアプリ。
効果的な使い方
目的を明確化する
何のためにツールを使うのかを明確にし、最適なアプリを選びます。
シンプルに始める
必要最小限の機能だけを使い、複雑になりすぎないように注意します。
定期的に見直す
利用頻度や効果を定期的に見直し、最適化を図ります。
心理学に基づく「ドーパミン」を活用したモチベーションアップ法
ドーパミンと生産性の関係
ドーパミンは、達成感や満足感を引き起こす神経伝達物質です。
この「やる気ホルモン」を上手に活用することで、モチベーションを高め、生産性を向上させることが可能です。
ドーパミンを活用する方法
達成可能な目標を設定する
達成感を得やすい短期目標を設定し、小さな成功を積み重ねましょう。
ご褒美を用意する
タスクを完了したら、好きなスナックやリフレッシュタイムなどの小さなご褒美を設けます。
進捗を可視化する
タスクの進捗をチェックリストやグラフで可視化することで、達成感がさらに強化されます。
ドーパミンの分泌を促す行動
目標の達成を楽しむ: 「達成感」を日常的に意識することで、自然とモチベーションが向上します。
運動: ウォーキングや軽いエクササイズで心身をリフレッシュ。
感謝の習慣: 感謝を感じるとポジティブな感情が高まり、ドーパミンが増加します。
個人でできる生産性向上の取り組みを9つの方法
個人の生産性をさらに高めたい場合は、実証済みの生産性テクニックをいつでも独学で学ぶことができます。
生産性に関して進歩している海外では当たり前の方法です。
選択肢はたくさんあるので、自分に合ったものを見つけることができます。
以下に9つ列挙します。
1.SMARTメソッド
SMART とは、Specific、Measurable、Achievable、Relevant、Time-Bound の略です。ピーター・ドラッカーによって最初に定義されたこの方法は、人々が現実的な目標を設定し、一貫性のある簡単な方法で作業することで目標を達成するのを支援するための段階的な順序です。
2.ポモドーロ・テクニック
Francesco Cirilloの時間管理テクニックは、タスクの間に定期的な休憩を挟んで 25分間の括りで作業するという単純なシステムに従います。Cirilloが大学生の頃にトマト型のエッグタイマーを使って作ったことから、トマトを意味するイタリア語にちなんで名づけられました。
3.パーソナルタグ
かんばんはシンプルですが効果的なプロジェクト管理手法です。必要なのは、「To-do」、「進行中」、および「完了」とラベル付けされた付箋だけです。テーブルの上で付箋を左から右に移動することで、タスクをどのように完了しているかを視覚化し、その日の他の責任の概要を把握するのに役立ちます。
4.イート・フロッグテクニック
マーク・トウェインの名言「朝一番に生きたカエルを食べれば、その日は何も悪いことは起きない」という言葉に着想を得た方法です。Brian Tracy は、この生産性ハックを1つのシンプルなコンセプトに基づいて組み立てました。最も困難なタスクを朝一番に終わらせれば、その日の残りの時間はずっと楽に感じられます。
5.MoSCoW法
この頭字語は、 “must have,” “should have,” “could have” and “would have.”「しなければならない」、「持つべき」、「持つことができる」、「持つであろう」の略です。これは、タスクを緊急度の高いものから低いものへと階層化する簡単な方法です。「しなければならない」タスクは、すぐに集中する必要があるタスク (重要なメッセージに返信するなど) であり、「したい」タスクは、将来自分自身に設定する漠然とした目標 (昇進するなど) です。
6.システム主義者の方法
コンピューターサイエンスの学生が考案したSystemistメソッドをTodoistアプリと組み合わせて、複数のワークフローを合理化すると同時に、他の仕事のバランスを取るのにも役立ちます。
7.Getting Things Done 物事を成し遂げる
David Allenの有名なGTDテクニックは、タスクをメールの受信トレイのように扱い、5つのカテゴリ (キャプチャ、明確化、整理、反映、関与) でタスクを指定することによって機能します。他の重要度の低いタスクを保存したり、ごみ箱に捨てたりできるようにすることで、ユーザーは一度に1 つのことに集中することができます。
8.Zen to Done
Zen to Done (ZTD) は、David AllenのGTDをさらに一歩進めたものです。GTD に適応するために必要な行動の変化に基づいて構築された ZTDは、人々が一時停止して自分のタスクについて考える必要をなくし、代わりに前進するように促します。熟考よりも行動を好む人にとっては、はるかに便利です。
9.ドント・ブレイク・ザ・チェーン
Don’t Break the Chain は、To Doリストにチェックマークを付けたすべての項目を、将来自分自身のより良いバージョンを構築するための別のステップと考えるようユーザーに促します。これは、個人の進捗を重視する人々にインセンティブを与える優れた方法です。
生産性を阻む要因を取り除く取り組み
仕事や生活での生産性向上を目指す際に重要なのは、妨げとなる要因を認識し、それを取り除くことです。
本記事では、効果的に生産性を向上させるための環境デザインの工夫、デジタルデトックスによる集中力回復、そして完璧主義の罠を回避する方法を解説します。
これらの取り組みを実践することで、効率的に成果を上げる習慣を構築できます。
生産性向上のための「環境デザイン」の重要性
環境デザインとは？
環境デザインとは、作業する空間を効率的に利用できるように整えることを指します。
集中力や創造力を発揮しやすい環境を整えることで、生産性を大きく向上させることが可能です。
環境が生産性に与える影響
視覚的な刺激を減らす
散らかったデスクや過剰な装飾は、集中力を妨げる原因となります。
快適さの追求
人間工学に基づいた椅子やデスク、適切な照明は、長時間の作業でも疲労を軽減します。
色彩心理の活用
青や緑といったリラックス効果のある色彩を取り入れることで、ストレスを軽減し、集中を促します。
環境デザインの実践例
整理整頓を習慣化する
必要のない物を排除し、作業に必要なものだけを残します。
自然を取り入れる
観葉植物や窓際の自然光を活用し、リフレッシュ効果を高めましょう。
作業ゾーンを明確化する
家庭で仕事をする場合でも、仕事専用のスペースを設けることで、オンとオフの切り替えがスムーズになります。
「デジタルデトックス」で集中力を回復させる方法
デジタルデトックスとは？
デジタルデトックスは、スマートフォンやパソコンなどのデジタルデバイスの使用を一時的に制限し、心身をリセットする方法です。デバイスの使用を控えることで、集中力や創造力を回復させることができます。
なぜデジタルデトックスが必要なのか？
情報過多による疲労
常に通知やメッセージに対応していると、脳が過剰に刺激され、疲労感が増します。
集中力の低下
頻繁なデバイスチェックは、作業の流れを分断し、生産性を著しく低下させます。
睡眠の質の悪化
就寝前のスクリーン使用は、ブルーライトにより体内時計が乱れる原因となります。
デジタルデトックスの実践方法
通知をオフにする
作業中はスマートフォンやPCの通知をオフにし、集中力を高めます。
時間を限定する
1日のデバイス使用時間を決め、その範囲内でのみ利用する習慣をつけます。
スクリーンタイムを記録する
専用アプリを使ってデバイス使用時間を可視化し、適切に管理します。
「完璧主義」の罠を避けて効率を上げる方法
完璧主義が生産性に与える影響
完璧主義は、一見すると高い成果を追求する良い性格特性のように思われますが、実際には生産性を下げる大きな要因となります。
以下のような罠に陥りやすいため、注意が必要です。
作業の遅延
細部にこだわりすぎるあまり、タスク全体の進捗が遅れます。
心理的ストレスの増加
自分に対する期待が高すぎると、達成感を得にくくなり、モチベーションが低下します。
挑戦の機会を逃す
「完璧でなければならない」という思い込みが、新しい挑戦への意欲を妨げることがあります。
完璧主義を克服するためのアプローチ
失敗を受け入れる
失敗は成長の一部であると考え、完璧さよりも進歩を重視しましょう。
80%の完成度を目指す
完璧を追求するのではなく、重要なポイントを押さえた「十分な完成度」を目指します。
期限を設ける
締め切りを明確にすることで、細部にこだわりすぎず効率的に作業を進められます。
おわりに
生産性向上のために、面倒なタスクは午前中に終了させろ、だの、、、短時間の昼寝は生産性向上のカギ、だの、、、タスク管理アプリでしっかり管理、だの、、、いろいろな方法がありました。
そして、同時に2つの作業をこなす「マルチタスク」は生産性向上の最も大きな課題でした。
しかし2020年最新の脳科学では「マルチタスクをやってしまいなさい！」という結論です。
ドヤ顔で「マルチタスクやってんだぞ〜」ってアピールする方が「ジブンってすごいんだ」と勘違いしてパフォーマンスが向上し、集中力が良くなるということです。
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